Kiểm kê quỹ tiền mặt ở cửa hàng cầm đồ, cho vay
Quản lý quỹ tiền mặt là vấn đề sống còn quyết định mức độ hiệu quả của hoạt động kinh doanh. Quỹ tiền mặt không được quản lý chặt chẽ sẽ là nguyên nhân phát sinh rủi ro và có thể dẫn đến phá sản. Kiểm kê tiền mặt là hoạt động cần thiết để kiểm tra tiền mặt tại quỹ. Vậy quy trình kiểm kê tiền mặt cần được thực hiện như thế nào? Trường hợp phát hiện thiếu hoặc thừa trong quỹ tiền mặt thì phải xử lý như thế nào? Phần mềm quản lý cầm đồ MorMan xin chia sẻ
Quy trình kiểm kê quỹ tiền mặt
1. Hằng ngày, vào đầu ngày và cuối ngày, lập ban kiểm kê
Ban kiểm kê gồm ít nhất 2 người, có thể là chủ hoặc nhân viên của cửa hàng. Đối với các cửa hàng kinh doanh lĩnh vực tài chính như cho vay, cầm đồ, việc kiểm kê 2 lần mỗi ngày là cần thiết, do hoạt động của cửa hàng hầu như tất cả đều lien quan đến tiền mặt, các giao dịch xảy ra nhiều và lien tục nên cần thiết phải kiểm kê ít nhất là 1 lần mỗi ngày
2. Thực hiện kiểm kê quỹ tiền mặt
Ban kiểm kê sẽ tiến hành đếm số tiền còn tồn thực tế tại quỹ, đối chiếu với quỹ tiền mặt được ghi lại trên sổ, file excel hay trên phần mềm quản lý
3. Lập biên bản kiểm kê và báo cáo kết quả kiểm kê
Biên bản kiểm kê cần được thông qua công khai. Các thành viên trong ban kiểm kê phải ký tên để xác nhận số liệu. Sau khi kiểm kê, có một số trường hợp xảy ra là số tiền trong sổ hay trong hệ thống đúng, thừa hoặc thiếu so với thực tế tại quầy – tức là có chênh lệch
Vậy trường hợp có chênh lệch thừa hoặc thiếu thì phải xử lý như thế nào?
Trước tiên, nhân viên cửa hàng phải rà soát lại xem các giao dịch trong ngày hôm đó đã ghi chép hay nhập liệu vào phần mềm hay chưa, nếu còn sót thì phải ghi lại, nhập lại đầy đủ, nếu nhập thừa thì phải điều chỉnh xóa bỏ phiếu đã ghi thừa
Đối chiếu các phiếu thu, phiếu chi trong ngày xem có khớp với số tiền được ghi trong sổ hoặc file excel, phần mềm quản lý hay không.
Nếu các giao dịch đã được ghi lại đầy đủ mà số tiền vẫn không khớp thì cần báo lại cho quản lý biết để đưa ra các biện pháp xử lý phù hơp
Bạn thấy việc kiểm kê tiền mặt mất nhiều thời gian và việc đối chiếu rất phức tạp? Hãy để phần mềm quản lý cầm đồ, vay lãi, bát họ MorMan giúp bạn. Với chức năng báo cáo quỹ tiền mặt và Kiểm kê quỹ, bạn có thể thực hiện việc kiểm kê để theo dõi quỹ tiền mặt mỗi ngày mà không mất quá nhiều thời gian và công sức
Chỉ cần nhập số lượng tiền đã kiểm kê được tại quầy, phần mềm sẽ tự động tính được số tiền chênh lệch với quỹ tiền mặt trong hệ thống. Nếu có sai số, việc đối chiếu cũng rất dễ dàng vì các giao dịch trong phần mềm được hiển thị đầy đủ, sắp xếp theo thời gian và phân loại chi tiết theo từng loại phiếu.
Sử dụng phần mềm cầm đồ Morman để theo dõi và kiểm kê quỹ tiền mặt sẽ giúp bạn giảm thiểu tối đa các sai sót trong quá trình thu chi, tiết kiệm được thời gian và tăng thêm hiệu quả công việc.
